Aktuelles

Überwachung von Mitarbeitern mit Microsoft 365

In fast jedem Unternehmen sind die Produkte von Microsoft, teilweise auch mangels Alternativen, im Einsatz. Vielen Unternehmern ist jedoch nicht bewusst, dass die Nutzung mancher Funktionen datenschutzrechtlich kritisch ist, wie es die neueste Funktion von Microsoft wieder zeigt.

Denn mit einer neuen Funktion des Office-Pakets Microsoft 365 kann die Leistung und das Verhalten von Mitarbeitern minuziös kontrolliert werden. Die Software kann aufzeichnen, wann und wie oft Mitarbeiter die Software nutzen. So kann beispielsweise auch ausgewertet werden, wann ein einzelner Mitarbeiter wie viele E-Mails mit Outlook verschickt hat und wie lange und wie oft Mitarbeiter über Teams miteinander kommuniziert haben. Bei der Auswertung wird der konkrete Mitarbeiter namentlich genannt. Es erfolgt also durch Microsoft eine Datenverarbeitung, wodurch auch neue (Meta-)Daten wie Nutzungsverhalten und Muster von Arbeitsabläufen, aber auch Prognosen hinsichtlich der Produktivität der einzelnen Beschäftigten erstellt werden. Auch Aussagen über die Arbeitshäufigkeit und -weise des Einzelnen an einem gemeinsamen Dokument können getroffen werden.

Zwar ist eine Anonymisierung möglich, diese muss allerdings aktiv eingestellt werden. Und selbst dann ist es fraglich, ob die Auswertung tatsächlich immer anonym erfolgen kann. Denn gerade in einer kleineren Gruppe können durch bestimmte Merkmale ggf. einzelne Personen identifiziert werden.

Allein die Möglichkeit diese Auswertungen nutzen zu können, unterstellt eine anlasslose Überwachung von Beschäftigten und stellt damit einen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten dar, was nicht nur datenschutzrechtlich unzulässig, sondern auch arbeitsrechtlich problematisch ist. Microsoft wehrt sich und stellt klar, dass der Produktivitätswert, den die Software aufzeichnet, kein Überwachungswert sei, sie sich an das europäische Datenschutzrecht halten und die Daten nach 28 Tagen gelöscht werden.

Bei der Nutzung von Microsoft 365 werden diese und viele weitere Daten jedoch nicht nur massenhaft gesammelt, sondern auch in die USA, ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland, übertragen. Es empfiehlt sich daher, dass Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, selbst den Zugriff auf die Produktivitätsdaten sperren.

Die Nutzung von Tools wie der Office-Statistik sollten zudem zwingend (sofern vorhanden) mit dem Betriebsrat abgesprochen werden. Es empfiehlt sich, entsprechende Betriebsvereinbarungen zu schließen. Arbeitgeber die diese Gesichtspunkte bei der Nutzung von Microsoft 365 missachten, handeln rechtswidrig. Wer die Möglichkeit hat, auf Alternativen zurückzugreifen, ist gut beraten, dies zu tun.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen wollen, wenden Sie sich bitte direkt an die Autorin oder den Autor. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

© 2020ff. by ds² Unternehmensberatung GmbH & Co. KG.

Sabrina Moll

Sabrina Moll

LL.M., betriebswirtschaftliches und rechtswissenschaftliches Wissen und Erfahrung in der Umsetzung von Datenschutz in Unternehmensprozessen. Die Wirtschaftsjuristin ist dem Bereich Kleine- und mittelständische Unternehmen im ds²-Team von Thomas Spaeing zugeordnet.

zur Vita

Weitere Referenzen von ds²

Datenschutz für Verbände und Dachorganisationen

Unternehmen verschiedenster Branchen organisieren sich heutzutage immer öfter in entsprechenden Verbänden, welche die Mitglieder mit der notwendigen Beratung und oft auch mit Rahmenvereinbarungen für wesentliche Dienstleistungen unterstützen. Experten der Branche informieren ihre Mitglieder über neuste Entwicklungen, Risiken im Beruf und Möglichkeiten der Verbesserung.

Qualitätsgarantie im Datenschutz

ds² profitiert von langjährigen Erfahrungswerten, umfangreichem Wissen in Theorie und Praxis sowie einer guten Zusammenarbeit mit den relevanten Institutionen der Branche.

Schutz von Kundendaten

Nach Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung ist die Sensibilisierung für den Datenschutz gestiegen. So ist mittlerweile vielen Abteilungen, die mit Kundenansprachen arbeiten, bewusst, dass neben dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) auch der Datenschutz zu berücksichtigen ist. Die verantwortliche Stelle im Unternehmen stellt sich jedoch meist die Frage: "Darf ich das?"

GPS-Ortung und Datenschutz

Immer mehr Speditionen, Taxiunternehmen oder Unternehmen mit eigenem Kundendienst koordinieren ihren Fuhrpark mit Hilfe von „Global Positioning Systemen“ – kurz GPS.

Externer Datenschutzbeauftragter

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) ist notwendig, wenn mehr als neunzehn Personen EDV-gestützt personenbezogene Daten verarbeiten. Darunter ist jede Art von personenbezogenen Daten zu verstehen.

Datensicherheit

Die Abhängigkeit der Unternehmensprozesse von der Informationstechnologie sowie die steigenden Anforderungen an die Informationssicherheit haben dazu geführt, dass dieser Bereich zunehmend Gegenstand von Haftungsansprüchen und daher auch von Risikoprüfungen ist.

Coaching Ihres internen Datenschutzbeauftragten

Wie findet man den richtigen internen Datenschutzbeauftragten (DSB)? Da der interne DSB einen gesetzlichen Kündigungsschutz erfährt, sind Unternehmen gut beraten, bei der Auswahl die richtige Person entsprechend den gesetzlichen Anforderungen zu ermitteln.

Datenschutz im Callcenter

Kundengewinnung, Beschwerdemanagement, Markt- und Meinungsforschung sowie Auftrags- und Bestellannahmen – die Aufgaben und Anforderungen an Callcenter sind zahlreich.

Kontakt

Schreiben Sie uns eine Mail an info[at]ds-quadrat.de
oder rufen Sie uns an

+49 5421 308950

Kontakt

Schreiben Sie uns eine Mail an info[at]ds-quadrat.de
oder rufen Sie uns an

+49 5421 308950
2021-09-07T09:02:41+02:00
Nach oben