Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Polizei beim Arbeitgeber nur Auskunft über personenbezogene Daten verlangt, wenn dies gerechtfertigt ist und geben daher bereitwillig Auskunft. Die Legitimation der Polizei impliziert jedoch nicht gleich einen Rechtfertigungsgrund des Arbeitgebers für die Herausgabe der Daten. Deshalb sollten personenbezogene Daten nicht ohne vorherige Prüfung, vor allem nicht telefonisch, herausgegeben werden.
Zu prüfen wäre also in erster Linie die Rechtsgrundlage des Arbeitgebers bzw. des ausführenden Mitarbeiters für die Datenweitergabe an die Polizei. Die Herausgabe der Daten stellt eine „Weiterverarbeitung“ dar. Die Weiterverarbeitung muss einen Zweck verfolgen, der mit dem Zweck der Erhebung vereinbar ist. In diesem Fall ist keine andere gesonderte Rechtsgrundlage erforderlich als diejenige für die Erhebung der personenbezogenen Daten. Stützt sich die Weiterverarbeitung auf eine Einwilligung oder auf eine Rechtsvorschrift zur Verfolgung von Straftaten, kann auf die Prüfung der Zweckkompatibilität verzichtet werden.
Prüfen Sie vor einer Auskunft jedoch eingehend die Behörde, lassen Sie sich das Aktenzeichen und den Zweck der Anfrage, den Tatvorwurf und die Rechtsgrundlage geben und dokumentieren Sie entsprechend Ihren internen Verfahren zu Auskunftserteilung.