Die Größe ist abhängig von der Menge der Aufgaben und damit von der Größe des Unternehmens oder der Organisation. Mittelständische Unternehmen haben oftmals intern einen – in der Regel weitergebildeten – Datenschutz-Koordinator und einen externen Datenschutzbeauftragten. Bei großen Einheiten kann es hilfreich sein, intern mehrere Koordinatoren in allen relevanten Abteilungen einzusetzen und diese durch ein Experten-Team beraten und prüfen zu lassen. Unternehmen, bei denen der Datenschutz aufgrund einer ausgeprägten Endkundenorientierung im Fokus der Öffentlichkeit steht, installieren darüber hinaus häufig einen Beirat, der den Vorstand oder die Geschäftsführung direkt in allen Fragen zum Thema Datenschutz berät.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten werden in Art. 39 DSGVO festgehalten. Demnach hat er die Aufgaben, den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter und deren Beschäftigte, die Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durchführen, bezüglich ihrer Pflichten nach der DSGVO und anderen Datenschutzvorschriften zu unterrichten und zu beraten. Darüber hinaus ist es seine Aufgabe, zu überwachen, ob der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter die datenschutz-rechtlichen Bestimmungen einhält. Hierzu zählt auch, die Beschäftigten zu sensibilisieren (beispielsweise durch Schulungen oder Unterlagen wie unserem Mitarbeiter-Informationsdienst). Auf Anfrage berät er den Verantwortlichen hinsichtlich Datenschutzfolgenabschätzungen und überwacht ihre Durchführung gem. Art. 35 DSGVO. Auch ist der Datenschutzbeauftragte als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörden tätig, um Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu klären.

Beim Browser sollten Sie stets darauf achten, die aktuellste Version zu nutzen. Bei Mozilla Firefox können Sie beispielsweise unter „Extras“ → „Einstellungen“ →   „Allgemein“ → „Firefox-Updates“ einstellen, dass Firefox sich automatisch die aktuellsten Updates zieht. Regelmäßig sollten auch die Add-ons gecheckt werden. Denn diese haben oftmals umfassende Zugriffsmöglichkeiten auf die Inhalte der besuchten Websites. Ungenutzte Add-ons sollten daher entfernt werden.

Viele Websites nutzen Tracking-Tools, um die Aktivitäten nachvollziehen zu können. Im Browser können Sie diese (teilweise durch Erweiterungen) blockieren. Bei Mozilla Firefox können Sie beispielsweise unter „Extras“ → „Datenschutz & Sicherheit“ → „Browser-Datenschutz“ einstellen, dass Websites eine "Do Not Track"-Information gesendet wird, dass die eigenen Aktivitäten nicht verfolgt werden sollen.

Außerdem empfiehlt es sich, die Berechtigungen hinsichtlich des Zugriffs auf die Kamera, das Mikrofon und den Standort je nach Erforderlichkeit zu vergeben (bei Mozilla Firefox ebenfalls unter „Datenschutz & Datensicherheit“).

Nicht nur beim Rechner und beim Smartphone, sondern auch beim WLAN-Router sollte ein sicheres Passwort genutzt werden.

Es empfiehlt sich, das voreingestellte Passwort aus Sicherheits-gründen direkt nach Kauf des Routers zu ändern. Gäste sollten höchstens über ein separates Gast-Netz mit temporären Passwort Zugriff haben.

Zudem sollte immer darauf geachtet werden, dass stets die aktuellste Geräte-Firmware genutzt wird. Um keine wichtigen Updates zu verpassen, können automatische Updates eingeschaltet werden.

Da das Wi-Fi Protected Setup (WPS) und das Universal Plug and Play (UPnP) immer wieder von Angreifern missbraucht werden, empfiehlt es sich, diese über das Webinterface des Routers auszuschalten

Eine Datenschutzverletzung, ein Datenschutzverstoß oder auch Datenpanne genannt, ist laut DSGVO eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Gem. Art. 4 Nr. 12 DSGVO ist unter „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ eine Verletzung der Sicherheit zu verstehen, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden. Personenbezogene Daten gelten als „vernichtet“, wenn ihre Existenz zerstört wurde (z.B. durch unwiderrufliche Löschung). Existieren die Daten noch, befinden sich jedoch nicht mehr im Besitz des Verantwortlichen, handelt es sich um einen „Verlust“ der personenbezogenen Daten (z.B. Diebstahl eines USB-Sticks, auf dem personenbezogene Daten gespeichert waren). Dies ist außerdem der Fall, wenn der Verantwortliche den Zugang zu oder die Kontrolle über die Daten verloren hat (z.B. Hacker haben die Daten verschlüsselt, sodass die Daten zwar noch auf dem Server liegen, aber für den Verantwortlichen nicht abrufbar sind). Ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt beurteilt sich stets anhand des Einzelfalls.

Die Obergrenze der Bußgeldhöhe wird zunächst per Gesetz festgelegt. So liegt die Bußgeldhöhe gem. Art. 83 Abs. 4 DSGVO bei Verstößen gegen

• die Pflichten der Verantwortlichen und der Auftragsverbeiter (Art. 8, 11, 25 bis 39, 42 und 43),
• die Pflichten der Zertifizierungs-stelle (Art. 42 und 43) und
• die Pflichten der Überwachungs-stelle (Art. 41 Abs. 4)

bei bis zu 10.000.000 EUR oder im Fall eines Unternehmens bei bis zu 2 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher der Beträge höher ist.

Bei Verstößen gegen

• die Grundsätze der Verarbeitung (Art. 5, 6, 7 und 9 DSGVO),
• die Betroffenenrechte (Art. 12 bis 22 DSGVO),
• die Drittlandsübermittlung (Art. 44 bis 49 DSGVO),
• alle Pflichten gem. den Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten, die im Rahmen des Kapitels IX der DSGVO erlassen wurden,
• Nichtbefolgung einer Anweisung oder einer vorübergehenden oder endgültigen Beschränkung oder Aussetzung der Datenübermittlung durch die Aufsichtsbehörde (Art. 58 Abs. 2 DSGVO) oder Nichtgewährung des Zugangs (Art. 58 Abs. 1 DSGVO)

werden Geldbußen von bis zu 20.000.000 EUR oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres verhängt, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Daraufhin entscheidet die Aufsichtsbehörde nach Einzelfall aufgrund der Größe des Unternehmens, der Schwere der Verletzung, des Risikos für die Betroffenen und der Kooperations-bereitschaft des Verantwortlichen mit der Aufsichtsbehörde, wie hoch letztendlich das individuelle Bußgeld ausfällt.

Die Digitalisierung sollte man strategisch angehen. Ihr ds²-Berater unterstützt Sie bereits bei der Planungsphase und zeigt Ihnen Prozesse zur Einführung neuer digitaler Systeme auf, um sämtliche datenschutzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen und damit eine erfolgreiche Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu erzielen. Jede neue oder geänderte Verarbeitungstätigkeit wird aus Datenschutzsicht nach bestimmten Phasen abgearbeitet. Voran steht die Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit, insbesondere einer Beschreibung der personenbezogenen Daten die verarbeitet werden sollen sowie den Zweck, zu welchem die Verarbeitung erfolgt. Die Verarbeitung kann beispielsweise das Abspeichern von Vertragsdaten einer Person, die Lohnbuchhaltung oder die Datenübermittlung an Dienstleister sein. Hinzukommen die Erstellung von Risikoanalysen und ggfs. Datenschutzfolgenabschätzungen, Informationspflichten, Einwilligungen oder beispielsweise Betriebsvereinbarungen.

Digitalisierung bedeutet Veränderung. Ein Change Management kann dabei helfen, die Veränderung anzugehen. Es sind Teams aus Verantwortlichen und Anwendern zu bilden. Durch den Einsatz digitaler Systeme bzw. Technologien verändert sich auch die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeiter/innen. Sie sind durch Vermittlung von Fachwissen auf die Digitalisierung vorzubereiten.

Ein digitalisierter Prozess kann nur gut funktionieren, wenn die Datenbasis stimmt. Mit Sicherheit fallen in Ihrem Unternehmen mehr Daten an, als Sie benötigen. Da Speicherplatz unbegrenzt scheint, ist dies ein Risiko der Digitalisierung, der mit dem Datenschutz entgegengewirkt werden kann, indem Löschkonzepte erstellt werden und automatisierte Löschungen im System vorgenommen werden.

Durch weitere technische und organisatorische Maßnahmen, die die DSGVO vorschreibt und durch die Erstellung von Risikoanalysen werden Risiken erkannt und können gebannt werden. Der Datenschutz schützt auch ihre Geschäftsgeheimnisse.

Über das Startmenü erreichen Sie die Einstellungen, in denen Sie unter „Update und Sicherheit“ einstellen können, dass regelmäßig alle Updates installiert werden. Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass der Browser und weitere Apps wie Office oder der PDF-Viewer immer up to date sind. Ob Ihr Virenscanner aktuell ist, können Sie nachsehen, indem Sie im Menü-Punkt „Update und Sicherheit“ auf „Windows-Sicherheit“ gehen. Unter „Viren- & Bedrohungsschutz“ sehen Sie, ob Maßnahmen erforderlich sind. Neben einem sicheren Passwort und einem regelmäßigen Backup sollten Sie darauf achten, dass Microsoft keinen Zugriff auf alle Daten hat. Diesbezüglich sollten im Startmenü unter „Datenschutz“ nur die Funktionen eingeschaltet werden, die tatsächlich auch erforderlich sind. Insbesondere unter dem Menüpunkt „Diagnose und Feedback“ sollten die Schieberegler auf „Aus“ geschaltet werden.