Entgegen den Erwartungen der Gesetzgeber stecken immer noch viele Tausend Firmen in dem Prozess, Datenschutz in ihrem Unternehmen einzuführen, fest. Gründe gibt es viele, der wohl wichtigste ist: Viele versuchen, nur mit ein paar Formularen dem Gesetz Genüge zu tun, ohne die Unternehmensprozesse zu berücksichtigen.

Tatsächlich erleben wir immer wieder Unternehmen, die es auch nach Jahren nicht geschafft haben, die gesetzlichen Vorgaben in das Tagesgeschäft zu integrieren. Es liegen dabei oft schon umfangreiche Dokumente vor, die irgendwo eingekauft wurden, aber nichts mit den Prozessen im Unternehmen zu tun haben. Nicht selten wird der laufende Prozess frustriert abgebrochen, das Thema in die unterste Schublade verbannt.

Der Hauptgrund liegt unserer Erfahrung nach darin, dass der Datenschutz zu eindimensional gesehen wird: "Es geht nicht nur darum, einen Datenschutzbeauftragten zu berufen und ein paar Formulare auszufüllen. Datenschutz muss in die Prozesse integriert werden,“ ist die feste Überzeugung in unserem Team.

Und dazu gehört nicht nur die Betrachtung durch die juristische Brille. Die IT-Experten und auch die Prozessverantwortlichen müssen eingebunden werden. In vielen Fällen kann ein prozessual integrierter Datenschutz die Unternehmensabläufe beschleunigen. „Wer die Einführung des Datenschutzes nicht mehrdimensional angeht, wird die Furcht vor punktueller Lähmung eher bestätigt finden“, so Datenschutzexpertin Sabrina Daniel, die in unserem Team Unternehmen beim Restart der Datenschutzprojekte und der Einführung von Datenschutzmanagementsystemen unterstützt.

Um hier die Effizienz des Unternehmens zu erhalten und ggf. optimieren, bietet sich die Umsetzung der Anforderungen mittels eines Datenschutzmanagementsystems an. Managementsysteme sind in den Unternehmen bewährte Praxis und im Qualitätsbereich schon lange Standard. Diese Erfahrungen kann man auch für die Umsetzungen im Datenschutz nutzen. So kann bspw. ein Datenschutzmanagement in ein bestehendes Managementsystem integriert werden. In jedem Fall erleichtert ein Managementsystem die Gewährleistung der gesetzlich geforderten Rechenschaftspflicht erheblich.

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Datenschutz leidet unter einem schlechten Ruf. Den Befürwortern gehen die Gesetze meist nicht weit genug, den Gegnern viel zu weit. Als Geschäftsführer der ds² Unternehmensberatung für Integrierten Datenschutz und Vorsitzender des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V. weiß ich: Wir haben in den letzten 50 Jahren viel geschafft. Nur eines nicht – die Menschen für den Datenschutz zu begeistern.

Datenschutz ist in Deutschland ein Grundrecht jedes Menschen. Datenschutz ist damit so wichtig und so wertvoll wie die Menschenwürde, das Recht auf Leben, das Recht auf Gleichberechtigung, das Recht auf Religions- oder Meinungsfreiheit, um nur wenige zu nennen. Dennoch geht für Datenschutz kaum jemand auf die Straße. Im Gegenteil. Viele gehen mit ihren Daten viel zu lässig um, wundern sich dann aber, wenn sie darüber an der einen oder anderen Stelle stolpern.

Neue Technologien, wie sie das Internet tagtäglich hervorbringt, werden fast ausnahmslos begrüßt, jedoch nur wenig hinterfragt. Laien können sich zudem kaum mehr vorstellen, dass ein funktionierender Schutz vor Datenmissbrauch möglich ist.

Diese Denke hemmt die Arbeit an der Verbesserung von Schutzsystemen. Hierdurch bremsen sich Unternehmen oft selbst aus, statt die Vorteile aus verbesserten Schutzsystemen zu heben. Datenschutz ist in der Praxis von Unternehmen nur eine Herausforderung mehr. Wir von ds² stellen aber immer wieder fest, dass der Datenschutz auch eine Chance ist, bestehende Technologien und Praktiken nachhaltig zu verbessern.

Wir gehen davon aus, dass das Thema die Vorteilsdiskussion der Zukunft bestimmen wird: Wer in der Lage ist, Datenschutz für seine Kunden zu garantieren, ist dem Wettbewerb mehr als eine Nasenlänge voraus.

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Nicht erst seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beschäftigt viele Unternehmen das Thema Datenschutz. Insbesondere der Beschäftigtendatenschutz (Arbeitnehmerdatenschutz) beschäftigt die Arbeitgeber und Aufsichtsbehörden. Die diversen Problemfelder (beispielsweise im Bereich der Protokollierung von Mitarbeiterdaten oder aber auch hinsichtlich unzulässiger Leistungs- und Verhaltenskontrollen) führen immer öfter zu gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Die Abgrenzung einer erforderlichen Ermittlung beispielsweise aus Compliance-Gründen ist gegenüber einer unzulässigen Arbeitnehmerüberwachung von zunehmender Bedeutung. Gerade im Beschäftigtendatenschutz ist neben der DSGVO auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu berücksichtigen. Dieses regelt den Beschäftigtendatenschutz über die DSGVO hinaus noch konkreter. Werden die gesetzlichen Anforderungen missachtet, kann der Arbeitgeber mit hohen Bußgeldern sanktioniert werden.

Welche konkreten Regelungen im Unternehmen hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Beschäftigtendaten zu treffen sind und wo möglicherweise weiterer Handlungsbedarf vorliegt, sollte im Rahmen einer Analyse ermittelt werden. Dabei sind selbstverständlich die bereits vorliegenden Regelungen und Vereinbarungen auf ihre Datenschutzkonformität zu prüfen.

Aufgrund der umfassenden Erfahrungen der ds²-Berater aus zahlreichen vergleichbaren Projekten können Sie von uns bewährte Praxislösungen mit hoher Akzeptanz bei Mitarbeitern bzw. der Mitarbeitervertretung erwarten.

Weitere detaillierte Informationen sowie mögliche Lösungsansätze zu diesem Thema erhalten Sie telefonisch unter +49 5423 95 993 20.

Erschienen am 01. September 2020

In Deutschlands Unternehmen haben sich rund 50 Prozent aller Datenschutz-Einführungen festgefahren, bevor sie ins Ziel gekommen sind. Die Gründe sind vielfältig. Meistens liegt es an mangelnder Priorität oder mangelnder Akzeptanz in den Unternehmen. Doch es gibt Möglichkeiten, das Datenschutz-Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

„Vor jedem Restart steht eine Analyse: Wie weit ist die Grundlagenarbeit gekommen? Woran hat es gelegen, dass sich der Prozess festgefahren hat?“, sagt Thomas Spaeing, Vorsitzender des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V. Der Restart sollte möglichst unter Moderation eines erfahrenen, externen Datenschutzberater angegangen werden. Denn der könne glaubwürdig für eine höhere Priorität und für eine bessere Akzeptanz bei den Beteiligten werben und oft auch den internen Datenschutzbeauftragten den Rücken stärken.

Ein erfolgreicher Abschluss der Einführungsphase sei alternativlos, so Spaeing. Denn die Aufsichtsbehörden bemängeln schon Organisationsverschulden, wenn die Aufgaben zum Datenschutz im Unternehmen nicht geregelt sind oder die Dokumentation unvollständig ist.

Und nach Jahren sei auch nicht glaubhaft, dass man noch intensiv daran arbeite, so der Experte. In mittleren wie großen Unternehmen dauere eine gelungene Einführung gerade einmal sechs bis zwölf Monate – vorausgesetzt, dass die zuständigen Fachbereiche sowie das Management eingebunden sind. Und danach warte auch eine Phase der Entspannung: „Im laufenden Betrieb sinkt der Aufwand deutlich“, sagt Thomas Spaeing, der mit seinem Team der Unternehmensberatung ds² viele Unternehmen betreut. Und die Geschäftsführung könne auch wieder besser schlafen, weil sie auch diese Hürde genommen habe.

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© 2020ff. by ds² Unternehmensberatung GmbH & Co. KG.

In Berlin wurde am 07. Juni 2020 die European Federation of Data Protection Officers (EFDPO) gegründet. Der europäische Dachverband der Datenschutzbeauftragten hat sich zum Ziel gesetzt, die Datenschutzbeauftragten der EU-Mitgliedsstaaten zu vernetzen, gemeinsame Standards zu entwickeln und die Interessen des Berufsverbandes in Brüssel zu vertreten.

„Ein weiteres Ziel ist es, weltweit dafür zu werben, das schützenswerte Daten in Europa gut aufgehoben sind“, sagt Thomas Spaeing. Denn der strenge Datenschutz in der EU sei sowohl ein Standort- wie auch ein Wettbewerbsvorteil. Thomas Spaeing, Geschäftsführer der auf integrierten Datenschutz spezialisierten Unternehmensberatung ds², wurde zum Gründungspräsident gewählt. Er hatte als Vorstandvorsitzender des Bundesverbandes der Datenschutzbeauftragten (BvD) den europäischen Dachverband initiiert. Gründungsmitglieder sind neben dem BvD nationale Berufsvertretungen aus Österreich, Frankreich, Portugal, Tschechien, der Slowakei, Griechenland und Liechtenstein. Arbeitssitz des neuen Verbandes ist Brüssel.

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Je komplexer die Aufgabenstellung, desto mehr Know-how sollte ein/e Datenschutzbeauftragte/r mitbringen – und dabei geht es nicht nur um Datenschutzrecht, sondern vor allem auch um Prozess-Know-how und IT-Verständnis. Und je größer das Unternehmen ist, desto mehr Kapazitäten braucht es, um die Projekte in angemessener Zeit zum Erfolg zu führen. Kleine und mittlere Unternehmen besetzen das Amt gerne mit nachgeschulten internen Mitarbeitern. Damit diese nicht scheitern, sollte man ihnen externe Sparringspartner sowohl für die Einführung als auch für Problemfälle zur Seite stellen.

Diese Frage klingt einfach, ist aber schwierig zu beantworten. Durchschnittswerte gibt es nicht, da der Aufwand je nach Unternehmenszweck und Unternehmensgröße extrem unterschiedlich ist. Wer viel mit personenbezogenen Daten zu tun hat, wird einen größeren Aufwand betreiben müssen als jene, die davon weniger berührt sind. Üblicherweise ist der Anfangsaufwand höher, im laufenden Betrieb sind die Kosten mit anderen Bereichen vergleichbar, die einer Überwachung und Rezertifizierung bedürfen.

Wir sind der Meinung, dass den Themen Datenschutz und Digitalisierung in diesem Zeitalter eine noch größere Rolle zukommt, als vielen bislang klar ist. Datenschutz kann man Prozessen überstülpen oder damit Prozesse lähmen. Wir wissen, dass man datenschutzkonforme Prozesse auch beschleunigen kann. Werden Datenschutz und Digitalisierung als gleichwertige Faktoren betrachtet und aufeinander abgestimmt, verspricht das daraus resultierende Produkt mehr Erfolg als die Summe der Einzelteile. Deshalb glauben wir an den hohen Nutzen für die Arbeits- und Lebenswelt von morgen, wenn Digitalisierung und Datenschutz Hand in Hand gehen und Projekte hier einen integrativen Ansatz verfolgen.

Die Größe ist abhängig von der Menge der Aufgaben und damit von der Größe des Unternehmens oder der Organisation. Mittelständische Unternehmen haben oftmals intern einen – in der Regel weitergebildeten – Datenschutz-Koordinator und einen externen Datenschutzbeauftragten. Bei großen Einheiten kann es hilfreich sein, intern mehrere Koordinatoren in allen relevanten Abteilungen einzusetzen und diese durch ein Experten-Team beraten und prüfen zu lassen. Unternehmen, bei denen der Datenschutz aufgrund einer ausgeprägten Endkundenorientierung im Fokus der Öffentlichkeit steht, installieren darüber hinaus häufig einen Beirat, der den Vorstand oder die Geschäftsführung direkt in allen Fragen zum Thema Datenschutz berät.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten werden in Art. 39 DSGVO festgehalten. Demnach hat er die Aufgaben, den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter und deren Beschäftigte, die Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durchführen, bezüglich ihrer Pflichten nach der DSGVO und anderen Datenschutzvorschriften zu unterrichten und zu beraten. Darüber hinaus ist es seine Aufgabe, zu überwachen, ob der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter die datenschutz-rechtlichen Bestimmungen einhält. Hierzu zählt auch, die Beschäftigten zu sensibilisieren (beispielsweise durch Schulungen oder Unterlagen wie unserem Mitarbeiter-Informationsdienst). Auf Anfrage berät er den Verantwortlichen hinsichtlich Datenschutzfolgenabschätzungen und überwacht ihre Durchführung gem. Art. 35 DSGVO. Auch ist der Datenschutzbeauftragte als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörden tätig, um Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu klären.