Wir sind der Meinung, dass den Themen Datenschutz und Digitalisierung in diesem Zeitalter eine noch größere Rolle zukommt, als vielen bislang klar ist. Datenschutz kann man Prozessen überstülpen oder damit Prozesse lähmen. Wir wissen, dass man datenschutzkonforme Prozesse auch beschleunigen kann. Werden Datenschutz und Digitalisierung als gleichwertige Faktoren betrachtet und aufeinander abgestimmt, verspricht das daraus resultierende Produkt mehr Erfolg als die Summe der Einzelteile. Deshalb glauben wir an den hohen Nutzen für die Arbeits- und Lebenswelt von morgen, wenn Digitalisierung und Datenschutz Hand in Hand gehen und Projekte hier einen integrativen Ansatz verfolgen.

Die Größe ist abhängig von der Menge der Aufgaben und damit von der Größe des Unternehmens oder der Organisation. Mittelständische Unternehmen haben oftmals intern einen – in der Regel weitergebildeten – Datenschutz-Koordinator und einen externen Datenschutzbeauftragten. Bei großen Einheiten kann es hilfreich sein, intern mehrere Koordinatoren in allen relevanten Abteilungen einzusetzen und diese durch ein Experten-Team beraten und prüfen zu lassen. Unternehmen, bei denen der Datenschutz aufgrund einer ausgeprägten Endkundenorientierung im Fokus der Öffentlichkeit steht, installieren darüber hinaus häufig einen Beirat, der den Vorstand oder die Geschäftsführung direkt in allen Fragen zum Thema Datenschutz berät.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten werden in Art. 39 DSGVO festgehalten. Demnach hat er die Aufgaben, den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter und deren Beschäftigte, die Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durchführen, bezüglich ihrer Pflichten nach der DSGVO und anderen Datenschutzvorschriften zu unterrichten und zu beraten. Darüber hinaus ist es seine Aufgabe, zu überwachen, ob der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter die datenschutz-rechtlichen Bestimmungen einhält. Hierzu zählt auch, die Beschäftigten zu sensibilisieren (beispielsweise durch Schulungen oder Unterlagen wie unserem Mitarbeiter-Informationsdienst). Auf Anfrage berät er den Verantwortlichen hinsichtlich Datenschutzfolgenabschätzungen und überwacht ihre Durchführung gem. Art. 35 DSGVO. Auch ist der Datenschutzbeauftragte als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörden tätig, um Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu klären.

Beim Browser sollten Sie stets darauf achten, die aktuellste Version zu nutzen. Bei Mozilla Firefox können Sie beispielsweise unter „Extras“ → „Einstellungen“ →   „Allgemein“ → „Firefox-Updates“ einstellen, dass Firefox sich automatisch die aktuellsten Updates zieht. Regelmäßig sollten auch die Add-ons gecheckt werden. Denn diese haben oftmals umfassende Zugriffsmöglichkeiten auf die Inhalte der besuchten Websites. Ungenutzte Add-ons sollten daher entfernt werden.

Viele Websites nutzen Tracking-Tools, um die Aktivitäten nachvollziehen zu können. Im Browser können Sie diese (teilweise durch Erweiterungen) blockieren. Bei Mozilla Firefox können Sie beispielsweise unter „Extras“ → „Datenschutz & Sicherheit“ → „Browser-Datenschutz“ einstellen, dass Websites eine "Do Not Track"-Information gesendet wird, dass die eigenen Aktivitäten nicht verfolgt werden sollen.

Außerdem empfiehlt es sich, die Berechtigungen hinsichtlich des Zugriffs auf die Kamera, das Mikrofon und den Standort je nach Erforderlichkeit zu vergeben (bei Mozilla Firefox ebenfalls unter „Datenschutz & Datensicherheit“).

Nicht nur beim Rechner und beim Smartphone, sondern auch beim WLAN-Router sollte ein sicheres Passwort genutzt werden.

Es empfiehlt sich, das voreingestellte Passwort aus Sicherheits-gründen direkt nach Kauf des Routers zu ändern. Gäste sollten höchstens über ein separates Gast-Netz mit temporären Passwort Zugriff haben.

Zudem sollte immer darauf geachtet werden, dass stets die aktuellste Geräte-Firmware genutzt wird. Um keine wichtigen Updates zu verpassen, können automatische Updates eingeschaltet werden.

Da das Wi-Fi Protected Setup (WPS) und das Universal Plug and Play (UPnP) immer wieder von Angreifern missbraucht werden, empfiehlt es sich, diese über das Webinterface des Routers auszuschalten

Eine Datenschutzverletzung, ein Datenschutzverstoß oder auch Datenpanne genannt, ist laut DSGVO eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Gem. Art. 4 Nr. 12 DSGVO ist unter „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ eine Verletzung der Sicherheit zu verstehen, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden. Personenbezogene Daten gelten als „vernichtet“, wenn ihre Existenz zerstört wurde (z.B. durch unwiderrufliche Löschung). Existieren die Daten noch, befinden sich jedoch nicht mehr im Besitz des Verantwortlichen, handelt es sich um einen „Verlust“ der personenbezogenen Daten (z.B. Diebstahl eines USB-Sticks, auf dem personenbezogene Daten gespeichert waren). Dies ist außerdem der Fall, wenn der Verantwortliche den Zugang zu oder die Kontrolle über die Daten verloren hat (z.B. Hacker haben die Daten verschlüsselt, sodass die Daten zwar noch auf dem Server liegen, aber für den Verantwortlichen nicht abrufbar sind). Ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt beurteilt sich stets anhand des Einzelfalls.

Die Obergrenze der Bußgeldhöhe wird zunächst per Gesetz festgelegt. So liegt die Bußgeldhöhe gem. Art. 83 Abs. 4 DSGVO bei Verstößen gegen

• die Pflichten der Verantwortlichen und der Auftragsverbeiter (Art. 8, 11, 25 bis 39, 42 und 43),
• die Pflichten der Zertifizierungs-stelle (Art. 42 und 43) und
• die Pflichten der Überwachungs-stelle (Art. 41 Abs. 4)

bei bis zu 10.000.000 EUR oder im Fall eines Unternehmens bei bis zu 2 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher der Beträge höher ist.

Bei Verstößen gegen

• die Grundsätze der Verarbeitung (Art. 5, 6, 7 und 9 DSGVO),
• die Betroffenenrechte (Art. 12 bis 22 DSGVO),
• die Drittlandsübermittlung (Art. 44 bis 49 DSGVO),
• alle Pflichten gem. den Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten, die im Rahmen des Kapitels IX der DSGVO erlassen wurden,
• Nichtbefolgung einer Anweisung oder einer vorübergehenden oder endgültigen Beschränkung oder Aussetzung der Datenübermittlung durch die Aufsichtsbehörde (Art. 58 Abs. 2 DSGVO) oder Nichtgewährung des Zugangs (Art. 58 Abs. 1 DSGVO)

werden Geldbußen von bis zu 20.000.000 EUR oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 % seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres verhängt, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Daraufhin entscheidet die Aufsichtsbehörde nach Einzelfall aufgrund der Größe des Unternehmens, der Schwere der Verletzung, des Risikos für die Betroffenen und der Kooperations-bereitschaft des Verantwortlichen mit der Aufsichtsbehörde, wie hoch letztendlich das individuelle Bußgeld ausfällt.

Auskünfte über aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter stellen personenbezogene Daten dar. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn bspw. eine rechtliche Vorschrift dies eindeutig gestattet oder wenn der Betroffene dem zustimmt. Auch Arbeitnehmer müssen die datenschutzrechtlichen Grundsätze einhalten. Die Zustimmung bzw. im Datenschutz-Jargon unter „Einwilligung“ bekannt, ist nur wirksam, wenn die Einwilligungserklärung klar und eindeutig ist, ausreichend informiert und freiwillig erfolgt, sie jederzeit widerrufen werden kann und die Person in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind noch strenger geschützt. Also insbesondere die Auskunft, ob und warum der Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, ist strengen Anforderungen unterworfen und sollte im Zweifelsfall unterlassen werden.

Alles in allem ist eine Prüfung im Einzelfall erforderlich, ob eine Erlaubnis zur Weitergabe der Informationen durch die DSGVO gegeben ist.

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Polizei beim Arbeitgeber nur Auskunft über personenbezogene Daten verlangt, wenn dies gerechtfertigt ist und geben daher bereitwillig Auskunft. Die Legitimation der Polizei impliziert jedoch nicht gleich einen Rechtfertigungsgrund des Arbeitgebers für die Herausgabe der Daten. Deshalb sollten personenbezogene Daten nicht ohne vorherige Prüfung, vor allem nicht telefonisch, herausgegeben werden.

Zu prüfen wäre also in erster Linie die Rechtsgrundlage des Arbeitgebers bzw. des ausführenden Mitarbeiters für die Datenweitergabe an die Polizei. Die Herausgabe der Daten stellt eine „Weiterverarbeitung“ dar. Die Weiterverarbeitung muss einen Zweck verfolgen, der mit dem Zweck der Erhebung vereinbar ist. In diesem Fall ist keine andere gesonderte Rechtsgrundlage erforderlich als diejenige für die Erhebung der personenbezogenen Daten. Stützt sich die Weiterverarbeitung auf eine Einwilligung oder auf eine Rechtsvorschrift zur Verfolgung von Straftaten, kann auf die Prüfung der Zweckkompatibilität verzichtet werden.

Prüfen Sie vor einer Auskunft jedoch eingehend die Behörde, lassen Sie sich das Aktenzeichen und den Zweck der Anfrage, den Tatvorwurf und die Rechtsgrundlage geben und dokumentieren Sie entsprechend Ihren internen Verfahren zu Auskunftserteilung.

ds² profitiert von langjährigen Erfahrungswerten, umfangreichem Wissen in Theorie und Praxis sowie einer guten Zusammenarbeit mit den relevanten Institutionen der Branche. Damit die Kunden von ds² die bestmögliche Beratung bekommen, legen wir großen Wert auf entsprechende Aktualität, Professionalität und Flexibilität. Alle ds²-Berater haben die besten Ausbildungen im Bereich des Datenschutzes absolviert und werden durch regelmäßige Schulungen mit den neusten Entwicklungen und Richtlinien vertraut gemacht. Jeder Berater hat entsprechende Prüfungen abgelegt und kann auf eine umfangreiche Berufserfahrung in Unternehmen und als Datenschutzberater zurückgreifen.

Die ds²-Kunden können sich jedoch nicht allein auf ein umfangreiches Fachwissen verlassen, sondern auch auf einen professionellen, kundenfreundlichen Service. Den Kunden steht jederzeit ein Ansprechpartner, auch vor Ort, zur Verfügung, der mit dem Unternehmen vertraut ist. Neben dem eigentlichen Datenschutzberater wird ein Stellvertreter bereitgestellt, welcher von der Bestandsaufnahme an auch immer ansprechbar ist.

Des Weiteren profitieren die Kunden vom Know-how aller Berater, da zwischen diesen ein ständiger Wissenstransfer auf allen Fachgebieten erfolgt. Bei akuten Problemen bietet ds² die Möglichkeit von Online-Konferenzen, um eine möglichst schnelle Lösung umzusetzen oder auch um den gesamten Prozess wirtschaftlicher zu gestalten.

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