Wählbarer Speicherort von Microsoft-365-Daten

Durch eine neue Einstellung im Admin-Center von Microsoft 365 (M365) können IT-Verantwortliche den Speicherort der von M365 verarbeiteten Daten auswählen. Die Einstellung gilt für die Dienste Copilot/Copilot Chat, Exchange Online, OneDrive, Teams und SharePoint. Allerdings kann die IT hier nur zwischen der Speicherung der Daten innerhalb Deutschlands oder innerhalb von regionalen EU-Datengrenzen wählen.

Datenschutzrechtlich hat die neue Einstellung keine Relevanz. Seit dem Jahr 2020 werden alle M365-Daten deutscher Kunden ausschließlich in Microsoft Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Nun kann man dies auf die EU ausweiten. Microsoft will damit eine bessere Lastenverteilung erzielen.

Auch wenn als Datenstandort EU-Regionen ausgewählt werden, können bei der Nutzung von M365 Microsoft-Gesellschaften in den USA (und ggf. auch US-amerikanische Behörden) Zugriff auf Teile der in M365 gespeicherten Daten haben. Dadurch liegt datenschutzrechtlich die Möglichkeit einer Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA vor.

Vor dem Hintergrund der Risiken der Nutzung amerikanischer Software werden datenschutzseitig umfangreiche rechtliche sowie technische und organisatorische Maßnahmen empfohlen. Eine dieser Maßnahmen ist der Abschluss des Microsoft Data Protection Addendum (DPA) inklusive Standardvertragsklauseln (SCC). Hierzu gibt es eine Hilfestellung in Form einer Handreichung des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (LfD) in Zusammenarbeit mit sechs weiteren Datenschutzaufsichtsbehörden unter https://www.lfd.niedersachsen.de/startseite/infothek/presseinformationen/einsatz-von-microsoft-365-praxis-tipps-fur-vertrage-mit-microsoft-225722.html