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Speichern Ja – aber nicht endlos!

Immer wieder wird deutlich, dass bei vielen Unternehmen hinsichtlich des Prinzips der Speicherbegrenzung noch dringender Handlungsbedarf besteht. Auch die datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden decken diesbezüglich kontinuierlich Defizite auf. Dies kommt Unternehmen teuer zu stehen. Aber wie geht es denn nun richtig?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht den Grundsatz der Speicherbegrenzung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vor. Vereinfacht bedeutet es, dass die personenbezogenen Daten, die gespeichert werden, ein Ablaufdatum haben müssen und nicht dauerhaft gespeichert werden dürfen. Was zunächst so simpel klingt, stellt Unternehmen in der Praxis regelmäßig vor eine Herausforderung. Denn es muss gut durchdacht und nachvollziehbar begründet werden, wie lange die Speicherung der personenbezogenen Daten tatsächlich erforderlich ist.

Personenbezogene Daten dürfen nur dann verarbeitet werden – hierunter fällt auch die Speicherung – wenn es für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage gibt. Diese richtet sich nach dem Zweck der eigentlichen Verarbeitung. Ist der Zweck, zu dem die personenbezogenen Daten erhoben wurden, erfüllt, besteht grundsätzlich erst einmal keine Rechtsgrundlage mehr, die Daten weiter zu verarbeiten, d.h. zu speichern. Sollte daraufhin eine unmittelbare Löschung der Daten erfolgen, kann dies allerdings schnell zu Problemen führen – zum Beispiel mit dem Finanzamt. Denn der sofortigen Löschpflicht nach der DSGVO stehen oftmals gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen, die berücksichtigt werden müssen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich aus diversen Normen ergeben (z.B. dem HGB oder der Abgabenordnung). Folglich ist für jede Datenkategorie personenbezogener Daten einer Verarbeitungstätigkeit zu ermitteln, welchen Aufbewahrungspflichten der Verantwortliche unterliegt. Diese Überlegungen sollten bereits vor der Einführung einer Verarbeitungstätigkeit durchgeführt werden. Mit Hilfe der ermittelten Informationen hinsichtlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und der tatsächlichen Erforderlichkeit der Speicherung der personenbezogenen Daten aus allen Verarbeitungstätigkeiten, sollte ein Löschkonzept erstellt werden. Wichtig hierbei ist, dass die vorgesehenen Löschfristen und -regeln im Unternehmen tatsächlich gelebt werden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung eines Löschkonzepts oder möchten Sie mehr zu diesem Thema wissen? Wenden Sie sich gerne an unser ds²-Team. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

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Sabrina Daniel

LLM., fundiertes betriebswirtschaftliches und wirtschaftsrechtliches Wissen sowie Erfahrung in der Umsetzung von Datenschutz in Unternehmensprozessen und berät seit 3 Jahren als Datenschutzbeauftragte und im ds²-Team von Thomas Spaeing. (mehr)

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2021-01-05T09:02:08+01:00
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