Erhält ein Unternehmen Briefsendungen auf denen „nur“ die Abteilung vermerkt ist, können die Briefe bedenkenlos geöffnet werden.

Wenn neben dem Firmennamen auch ein Mitarbeitername genannt ist, dient dies lediglich dazu, die interne Verteilung zu erleichtern. Eine Postsendung, die im Empfängerfeld mit dem Namen des Unternehmens und dem Namen des Mitarbeiters gekennzeichnet ist, darf vom Arbeitgeber geöffnet werden. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall darf ein solcher Brief auch direkt an die Vertretung weitergeleitet und dort geöffnet werden.

Sobald auf dem Umschlag neben dem Namen des Adressaten also zusätzlich der Hinweis „vertraulich“, „persönlich“, „privat“ oder „ausschließlich“ versehen ist, darf nur der Empfänger selbst den Brief öffnen und lesen.

Gleiches gilt für Postsendungen, die an die/den Datenschutzbeauftrage/n adressiert sind. Auch wenn die Postsendung z.B. nur den Hinweis „Datenschutz“ enthält, sollte dieser vorsichtshalber nur vom Datenschutzbeauftragen geöffnet werden.

Öffnen Sie dennoch eine solche Sendung, liegt ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor. In einem solchen Fall, drohen Ihnen strafrechtliche Konsequenzen (§ 202 StGB). Verstöße gegen das Postgeheimnis können gemäß § 206 StGB mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet werden. Das Postgeheimnis gilt auch innerhalb unseres Unternehmens. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach dem Ende der Tätigkeit fort.

Verarbeitet ein Mitarbeiter, ohne Veranlassung des Arbeitgebers, personenbezogene Daten (z.B. Abfragen von Daten aus Datenbank) stellt dies eine unrechtmäßige Verarbeitung dar. Der Mitarbeiter kann dafür als Verantwortlicher angesehen werden, wenn er den Datenschutzverstoß bewusst und gewollt ohne aufgabenbezogene Veranlassung begangen hat. Hier spricht man von einem sogenannten Mitarbeiterexzess. Der Mitarbeiter entzieht sich der Leitung und Aufsicht seiner Vorgesetzten und entscheidet allein über Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten dürfen nicht einfach nur interessehalber abgerufen oder angeschaut werden. In dem Falle der letztlich vor dem OLG Stuttgart behandelt wurde, wurde gegen den Mitarbeiter nicht nur ein Bußgeld verhängt. Eine solche Pflichtverletzung kann auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Derzeit erhalten Unternehmen E-Mails die angeblich von der Industrie- und Handelskammer (IHK) stammen. In dieser Mail wird das Unternehmen aufgefordert, die Unternehmensdaten bei den deutschen Industrie- und Handelskammern umgehend zu aktualisieren. Andernfalls drohten eine Vertragskündigung mit der IHK.

Bitte klicken Sie keinesfalls auf den Link "Daten aktualisieren", und geben Sie erst recht auf der Zielseite keine Daten ein. Diese Mail stammt nicht aus der IHK-Organisation und sollte umgehend gelöscht werden.

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) führt koordinierte Prüfaktionen durch. Dazu werden europaweit von den Aufsichtsbehörden ein abgestimmter Fragebogen zu einem bestimmten Thema an öffentliche und private Stellen verschickt.

Die nächste Aktion zum Thema "Recht auf Löschung" startete am 05.03.2025.

An der Aktion nehmen die Landesdatenschutzaufsichtsbehörden aus Baden-Württemberg, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz sowie die Bundesbeauftragte teil.

Mit dem Fragebogen wollen sie erfahren, wie das Recht auf Löschung von den Unternehmen und Behörden praktisch umgesetzt wird. Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) ist eines der am häufigsten ausgeübten Betroffenenrechte und eines, über das bei den Datenschutzaufsichtsbehörden zahlreiche Beschwerden eingehen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat einen neuen Bericht über „Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2024“ veröffentlicht. Den BSI-Lagebericht finden Sie unter https://www.bsi.bund.de/DE/Service-Navi/Publikationen/Lagebericht/lagebericht_node.html

Mit dem Bericht informiert der BSI jährlich über die Bedrohungslage im Cyberraum.

Werden bei einem Cyberangriff beispielsweise personenbezogenen Daten gestohlen, handelt es sich um einen Datenschutzvorfall. Ist die Sache schwerwiegend, könnte dies einen Vorfall darstellen, der nach Art. 33 DSGVO an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden ist.

Dann könnten Sie auch verpflichtet sein, Betroffene gem. Art. 24 DSGVO zu informieren. Dies verursacht regelmäßig Image- und Umsatzprobleme beim Unternehmen.

Mithilfe des Berichts können Sie Schwachstellen in Ihrem Unternehmen ausfindig machen und Gegenmaßnahmen treffen, um Schäden möglichst gering zu halten.

Phishing

Im Januar diesen Jahres wurden E-Mails versendet, in der Verbraucher aufgefordert wurden Ihre "photoTAN-App" zu aktualisieren. Angeblich ist dieser Vorgang erforderlich, um die Funktionen der App weiterhin nutzen zu können. Für die Aktualisierung wird eine Frist von 48 Stunden vorgegeben, ansonsten werde die Nutzung der App „Funktionsstörungen“ aufweisen.

Hierbei handelt es sich um Phishing und sollte unbedingt unbeantwortet in den Spam-Ordner verschoben werden! Wenn Apps aktualisiert werden müssen, geschieht dies über die Stores, von denen sie installiert wurden (z.B. App Store, Play Store). Suchen Sie nur dort nach einem Update!

Phishing können Sie insbesondere an folgenden Kriterien erkennen:

• unpersönliche Anrede,
• Verlinkung innerhalb der E-Mail,
• unseriöse Absenderadresse,
• kurze Fristsetzung,
• Drohung 

Phishing-Unterarten

1. Smishing
   Kunstwort “Smishing” setzt sich aus den Begriffen SMS und Fishing zusammen
   Derzeit erhalten Verbraucher SMS von angeblichen Paketdiensten in denen es um die Zustellung eines Pakets geht. In der SMS ist ein Link enthalten, auf den Sie klicken sollen.  Sofern Sie den Link anklicken, könnten jedoch schädliche Anwendungen und SMS auf Ihr Telefon installiert werden, Massen-SMS versendet werden, persönliche Daten erschlichen und Geld abgezockt werden oder Sie in Abofallen locken.
   Haben Sie versehentlich den Link in der Nachricht angetippt, erlauben Sie keine Installation einer neuen App! ↩︎
2. Quishing
   Kunstwort “Quishing” setzt sich aus den Begriffen QR-Code und Fishing zusammen
   In der Stadt Hannover wurden an mehreren Parkautomaten Aufkleber mit QR-Codes beklebt, die vorgeben, vom Bezahlanbieter easypark zu sein.  Dabei wurden originale Hinweisschilder des Anbieters überklebt. Die gefälschten Aufkleber auf Anhieb zu erkennen ist schwer. Meist gelingt dies nur, wenn diese schief aufgeklebt wurden oder andere Schriftfelder sichtbar überklebt wurden.
   Scannt man diesen QR Code, führt dieser zu einer Webseite (easypark.live.), auf der man zunächst aufgefordert wird, die passende Parkzone zu wählen und die Parkzeit zu bestimmen. Wenn es an die Bezahlung geht, wird die Eingabe der Kreditkartendaten gefordert. Dies führt dazu, dass die Täter Kreditkartendaten der Verbraucher abgreifen und für missbräuchliche Zwecke einsetzen können.
   Der „echte“ Anbieter verweist nicht auf eine Webseite, sondern fordert die Bezahlung für die auf dem Schild angegebene Höchstparkdauer in einer App an.
   Zudem sollten Kurzlinks nach dem Scannen des Codes genau geprüft werden. ↩︎
3. Vishing
   Kunstwort “Vishing” setzt sich aus den Begriffen Voice und Fishing zusammen
   Die Opfer werden telefonisch von einem Mitarbeiter einer Bank angerufen. IN dem Gespräch erklärt der Bankmitarbeiter, dass es auf dem Konto des Opfers unberechtigte Abhebeversuche mit einer kopierten Girocard beziehungsweise EC-Karte gegeben hat oder der Bank eine Überweisung für das Ausland vorläge.
   Dem Opfer wird erzählt, dass sein Konto gesperrt wurde und man nun die originale Bankkatze und PIN benötige. Noch während des Gesprächs erscheint ein angekündigter Bote der angeblichen Bank und lässt sich die Karte aushändigen.
   Die Betrüger tätigen umgehend eine Verfügung mit der erhaltenen Bankkarte.
   Wichtig zu wissen ist, dass kein Bankinstitut oder eine Behörde am Telefon persönlichen Informationen insbesondere Kontodaten, Bankleitzahlen oder Kreditkartennummern erfragt. ↩︎

Ab dem 15.01.2025 erhält jeder Versicherte ohne sein Zutun eine elektronische Behandlungsakte. Wer keine initiale Einrichtung der ePA möchte, muss dem widersprechen. Der Widerspruch muss gegenüber der jeweiligen Krankenkasse abgegeben werden, bei der der Patient versichert ist. Der Widerspruch kann vollumfänglich erfolgen oder einzelne Funktionen betreffen.

Die elektronische Behandlungsakte ist eine patientengeführte Akte, in der Patienten ihre gesundheitsbezogenen Daten speichern und verwalten können. Der Patient entscheidet, welche Daten in der elektronischen Behandlungsakte gespeichert und wieder gelöscht werden, und sie entscheiden, wer Zugriff auf welche Daten erhält. Darüber hinaus können Versicherte eigene Dokumente und Daten einstellen. Die elektronische Behandlungsakte ermöglicht den Austausch von Daten des Patienten zwischen den an seiner Behandlung beteiligten Leistungserbringern.

Zugriff auf die Akte kann der Versicherte durch das Einstecken seiner Gesundheitskarte im eHealth-Kartenterminal des Leistungserbringers, über die App der jeweiligen Krankenkasse oder mittels GesundheitsID erteilen.

Datenschutzrechtlich ist an der elektronischen Behandlungsakte zu kritisieren, dass keine aktive Einwilligung in die Erstellung und Verwendung erfolgen muss, wie es die Datenschutzgrundverordnung grundsätzlich fordert. Um Zugriffsmöglichkeiten auf die Akte einzuschränken, müssen Versicherte eine App nutzen. Alternativ können sich Versicherte an die Ombudsstelle bei der Krankenkasse werden, was viel aufwändiger ist.  Dem Einstellen von Behandlungsdaten müssen Versicherte dann zudem wiederum gegenüber den behandelnden Ärzt*innen oder anderen Gesundheitsdienstleistern widersprechen. Die elektronische Behandlungsakte birgt ein erhöhtes Risiko für die besonders schützenswerten Gesundheitsdaten. Der Zugang zu diesen Daten liegt im Interesse diverser Angreifer. Die Telematikinfrastruktur, die von der gematik GmbH betrieben wird, weist laut Sicherheitsexperten noch gravierende Schwachstellen auf.

Update: Aufgrund einer Gesetzesänderung die am 06.02.2026 in Kraft tritt, heißt die "elektronische Patientenakte" fortan "elektronische Behandlungsakte".

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. E-Rechnungen für Beträge ab 250 Euro müssen die Unternehmen dann annehmen und verarbeiten können. Wenn ein Vertragspartner darauf besteht, muss ein Unternehmen in der Lage sein, diesem eine E-Rechnung zu stellen. Dies gilt nicht für Rechnungen an private Endverbraucher.

Spätestens ab 2028 müssen Gewerbetreibende und Selbstständige prinzipiell nur noch E-Rechnungen ausstellen und verarbeiten. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz bereits ab 2027.

Verwendet werden muss ein strukturiertes XML-Format. Die Daten können so automatisiert ausgelesen und zugeordnet werden können.

Den Übertragungsweg einer E-Rechnung legt das Gesetz nicht verbindlich fest. Diese können also weiterhin per E-Mail versendet werden. Die Rechnungssteller sollten dabei eine dedizierte Mailadresse wie rechnung[at]unternehmen.de verwenden. Der Vorteil der E-Rechnung aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die vereinfachte Aufbewahrung und spätere Löschung der Rechnungen. Für die Versendung kommen auch Uploads auf speziellen Rechnungsportalen in Frage.

Als Unternehmer müssen Sie jede E-Rechnung vor der Buchung technisch sowie inhaltlich validieren: die technische Validierung beinhaltet die Überprüfung der formalen Struktur der Rechnung, und die inhaltliche Validierung die Überprüfung der Daten der Rechnung auf Richtigkeit.

Unternehmen und Selbstständige müssen ihre Buchhaltung und sämtliche elektronisch eingegangenen Rechnungen korrekt dokumentieren und archivieren. Gemäß der GoBD soll die Archivierung revisionssicher und unveränderbar sein.

Es gibt keine Vorgabe für das zu verwendende E-Rechnungs-Tool. Es können die Angebote der zahlreichen Softwarehersteller genutzt werden. Hier muss zuvor geprüft werden, ob diese den Datenschutzstandards entsprechen. Wer zur Bearbeitung und Archivierung der E-Rechnungen eine Cloud, statt einem Server im eigenen Haus nutzt, sollte auch diese Anwendung hinsichtlich der Sicherheit und Datenschutzkonformität überprüfen. Empfehlenswert sind solche Anbieter, deren Rechenzentren und Hosting in Deutschland stattfinden.

Um die Datenschutzkonformität zu gewährleisten, sollten Unternehmen weiterhin insbesondere darauf achten, dass die übermittelten Rechnungen verschlüsselt werden. Zudem sind eine sichere Speicherung und Zugriffsverwaltung der Daten erforderlich sowie die Erstellung regelmäßiger Backups. Unternehmen sollten nur die notwendigsten Informationen, wie z. B. die E-Mail-Adresse des Empfängers, erheben und regelmäßige Schulungen durchführen, um die Mitarbeiter für Datenschutzthemen zu sensibilisieren.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz tritt am 01.01.2025 in Kraft. Dies führt zu Änderungen in verschiedenen Gesetzen, wie u.a. dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Umsatzsteuergesetz oder dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Datenschutzrechtlich hat dies Einfluss auf gewisse Aufbewahrungsfristen und Formvorschriften. Die neuen Regelungen, insbesondere die Löschfristen, sind in Systemen und Richtlinien zu ändern.

Seit Februar dieses Jahres ist die KI-Kompetenz für alle Personen verpflichtend, die KI-Systeme im Arbeitsalltag einsetzen.

Die notwendige KI-Kompetenz ist abhängig von den technischen Kenntnissen, Vorerfahrungen, die Ausbildung und Schulung der jeweiligen Person und den Einsatzbereich des KI-Systems und letztlich der Rolle des Arbeitgebers (Betreiber oder Anbieter von KI).

Mit dieser Kompetenz soll sichergestellt sein, dass die Anwender die Risiken der Nutzung von KI für sich selbst und für diejenigen verstehen, die vom Einsatz der KI betroffen sind. Demnach benötigen beispielsweise Anwender aus dem Bereich HR und IT-Sicherheit mehr Kompetenz als ihre Kollegen aus anderen Bereichen.

KI-Kompetenz beinhaltet ein grundlegendes Verständnis von Künstlicher Intelligenz sowie deren Chancen und Risiken. Darüber hinaus benötigt der Anwender ein grundlegendes Wissen über das Gesetz zur Künstlichen Intelligenz, das Datenschutzrecht und über die zusätzlichen Anforderungen weiterer betroffener Rechtsbereiche, wie dem Urheberrecht und dem Geschäftsgeheimnisgesetz.

Wie alle anderen Schulungen, die aus Compliance-Gründen erfolgen, kann für die Schulung zur KI-Kompetenz ein Schulungskonzept erstellt werden. Zunächst sollte das Basiswissen für alle vermittelt werden und später themen- bzw. tätigkeitsspezifischen Vertiefungen angeschlossen werden.

Erster Schritt ist die Identifikation von KI im Unternehmen. Viele bereits im Unternehmen seit Jahren verwendete Anwendungen (wie zum Beispiel Microsoft Office) werden durch KI erweitert. Danach sollte ermittelt werden, welche Risiken diese Anwendungen bergen; welche Mitarbeitenden direkt mit dem System arbeiten und welches Vorwissen diese Mitarbeitenden haben.

Neben den Schulungen sollte eine Richtlinie für den Umgang mit KI-Systemen erstellt werden, in denen Standards definiert werden und Vorgehensweisen und Verhaltensregeln für die Nutzung von KI sowie ein zentraler Ansprechpartner für Fragen rund um KI festgeschrieben werden.